
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Radioamatööriliitto ry.
PL 44, 00441 HELSINKI
(09) 562 5973, toimisto(at)sral.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ronja Iso-Heiko
PL 44, 00441 HELSINKI
(09) 562 5988, ronja(at)sral.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen Radioamatööriliitto ry:n ilmoittautumisjärjestelmä
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Tapahtumiin ilmoittautuminen
- Tapahtumien järjestäminen
- Osallistumismaksujen laskutus
- Erilaisten kyselyiden teko (kerhotietokyselyt, jäsenkyselyt)
- Jäseneksi liittymisen käsittely (jäsenhakemuskaavakkeet)
- Tuotetilausten käsittely (tilauslomakkeet)
- Infomateriaalin lähettäminen (lisätietopyynnöt)Tietoja käsittelevät liiton toimiston työntekijät, laskutus- ja maksutietoja myös tilitoimiston työntekijät.
5. Rekisterin tietosisältö
Nimi
Syntymäaika- tai vuosi (Syntymäaika kysytään jäseneksi liittyviltä. Syntymävuosi kysytään, jos tietoa tarvitaan tilastointiin tai laskutukseen tai jos tapahtumaan on ikäraja)
Postiosoite (kysytään, jos tieto on tarpeellinen)
Sähköpostisoite ja puhelinnumero
Radioamatöörikutsu tai kuuntelijakutsu
Alaikäisten henkilöiden holhoojan nimi ja yhteystiedot
Ruoka-aineallergiat (kysytään, jos tapahtumassa järjestetään ruokailu)
Muut tapahtuman tai kyselyn kannalta oleelliset tiedot
Jäseneksi liittyviltä kysytään radioamatööriluokka, mahdolliset tietojen julkaisukiellot, jäsenpalveluihin liittyvää tietoa, henkilö, joka suositteli jäsenyyttä.
Tilatut tuotteet.
Laskutus- ja maksutiedot
Kerhotietokyselyssä kysytään kerhon toimihenkilöiden nimi, radioamatöörikutsu, tehtävä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Myös kerhon postiosoite kysytään ja se voi jollakin kerhoilla olla yksityisen henkilön osoite.
Tiedot poistetaan järjestelmästä, kun niitä ei enää tarvita. Tiedot ruoka-aineallergioista poistetaan tapahtuman jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenkyselyihin vastataan nimettömänä. Kyselyvastaukset voidaan antaa erikseen sovittavien henkilöiden käsiteltäviksi yhteenvedon laatimista varten. Koosteet kyselyiden vastauksista julkaistaan liiton jäsenlehdessä ja verkkosivuilla. Yksittäisiä henkilöitä ei voi tunnistaa vastauksista.
Kerhotietokyselyiden tietoja julkaistaan liiton verkkosivuilla ja OH-luettelo-kirjassa.
Jäsenten tietoja voidaan julkaista salasanoilla suojatussa OH-luettelossa sekä OH-luettelokirjassa, jos jäsen on antanut tähän luvan.
Ílmoittautumislistoja annetaan tapahtumien järjestäjien käyttöön.
Liiton hallitukselle annetaan listoja, jotka sisältävät uusien jäsenten nimen, radioamatöörikutsun ja kotipaikan. Hallitus käsittelee listat kokouksissaan hyväksyessään liittoon uusia jäseniä.
Jäseneksi liittyneiden tiedot siirretään jäsenrekisteriin.
Tilauslomakkeilla annetut tiedot siirretään liiton laskutusohjelmaan tilausten laskutusta ja lähettämistä varten. Jos tilaus lähetetään pakettina, tilaajan nimi, postiosoite sekä puhelinnumero tai sähköpostiosoite syötetään postin Smartship-järjestelmään lähetyksen luomista ja pakettikortin tulostamista varten.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ovat jäsenhakemukset, jotka arkistoidaan ja säilytetään lukittavassa paikassa.
Mahdolliset tulostetut osallistujalistat hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.
Sähköinen aineisto
Ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua.
Valvontajärjestelmä seuraa kaikkien laitteiden ja palvelujen toimintaa 24/7.
Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän.
Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty.
Tietoja saavat käsitellä liiton toimiston henkilökunta sekä tilitoimiston henkilökunta.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa omat tietonsa.
Tarkistuspyynnöt on osoitettava kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
Tarkistuspyynnöt on osoitettava kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Laatimispäivä: 21.3.2018.
Päivitetty: 24.5.2018.