Tietosuojaseloste, ilmoittautumisjärjestelmä

Suomen Radioamatööriliitto ry

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Radioamatööriliitto ry.

PL 44, 00441 HELSINKI

(09) 562 5973, toimisto(at)sral.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ronja Iso-Heiko

PL 44, 00441 HELSINKI

(09) 562 5988, ronja(at)sral.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Radioamatööriliitto ry:n ilmoittautumisjärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tapahtumiin ilmoittautuminen
Tapahtumien järjestäminen
Osallistumismaksujen laskutus
Erilaisten kyselyiden teko (kerhotietokyselyt, jäsenkyselyt)
Jäseneksi liittymisen käsittely (jäsenhakemuskaavakkeet)
Tuotetilausten käsittely (tilauslomakkeet)
Infomateriaalin lähettäminen (lisätietopyynnöt)Tietoja käsittelevät liiton toimiston työntekijät, laskutus- ja maksutietoja myös tilitoimiston työntekijät.

5. Rekisterin tietosisältö

Nimi

Syntymäaika- tai vuosi (Syntymäaika kysytään jäseneksi liittyviltä. Syntymävuosi kysytään, jos tietoa tarvitaan tilastointiin tai laskutukseen tai jos tapahtumaan on ikäraja)

Postiosoite (kysytään, jos tieto on tarpeellinen)

Sähköpostisoite ja puhelinnumero

Radioamatöörikutsu tai kuuntelijakutsu

Alaikäisten henkilöiden holhoojan nimi ja yhteystiedot

Ruoka-aineallergiat (kysytään, jos tapahtumassa järjestetään ruokailu)

Muut tapahtuman tai kyselyn kannalta oleelliset tiedot

Jäseneksi liittyviltä kysytään radioamatööriluokka, mahdolliset tietojen julkaisukiellot, jäsenpalveluihin liittyvää tietoa, henkilö, joka suositteli jäsenyyttä.

Tilatut tuotteet.

Laskutus- ja maksutiedot

Kerhotietokyselyssä kysytään kerhon toimihenkilöiden nimi, radioamatöörikutsu, tehtävä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Myös kerhon postiosoite kysytään ja se voi jollakin kerhoilla olla yksityisen henkilön osoite.

Tiedot poistetaan järjestelmästä, kun niitä ei enää tarvita. Tiedot ruoka-aineallergioista poistetaan tapahtuman jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenkyselyihin vastataan nimettömänä. Kyselyvastaukset voidaan antaa erikseen sovittavien henkilöiden käsiteltäviksi yhteenvedon laatimista varten. Koosteet kyselyiden vastauksista julkaistaan liiton jäsenlehdessä ja verkkosivuilla. Yksittäisiä henkilöitä ei voi tunnistaa vastauksista.

Kerhotietokyselyiden tietoja julkaistaan liiton verkkosivuilla ja OH-luettelo-kirjassa.

Jäsenten tietoja voidaan julkaista salasanoilla suojatussa OH-luettelossa sekä OH-luettelokirjassa, jos jäsen on antanut tähän luvan.

Ílmoittautumislistoja annetaan tapahtumien järjestäjien käyttöön.

Liiton hallitukselle annetaan listoja, jotka sisältävät uusien jäsenten nimen, radioamatöörikutsun ja kotipaikan. Hallitus käsittelee listat kokouksissaan hyväksyessään liittoon uusia jäseniä.

Jäseneksi liittyneiden tiedot siirretään jäsenrekisteriin.

Tilauslomakkeilla annetut tiedot siirretään liiton laskutusohjelmaan tilausten laskutusta ja lähettämistä varten. Jos tilaus lähetetään pakettina, tilaajan nimi, postiosoite sekä puhelinnumero tai sähköpostiosoite syötetään postin Smartship-järjestelmään lähetyksen luomista ja pakettikortin tulostamista varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ovat jäsenhakemukset, jotka arkistoidaan ja säilytetään lukittavassa paikassa.

Mahdolliset tulostetut osallistujalistat hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.

Sähköinen aineisto

Ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua.

Valvontajärjestelmä seuraa kaikkien laitteiden ja palvelujen toimintaa 24/7.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän.

Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty.

Tietoja saavat käsitellä liiton toimiston henkilökunta sekä tilitoimiston henkilökunta.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa omat tietonsa.

Tarkistuspyynnöt on osoitettava kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.