Tietosuoja

Päivitetty 2.2.2021

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Suomen Radioamatööriliitto ry. (SRAL) on suomalaisten radioamatöörien etujärjestö. Toimiaksemme luotettavasti tarvitsemme ajantasaisia tietoja jäsenistöstämme, sidosryhmistämme ja asiakkaistamme.

Miksi käsittelemme henkilötietoja, ja mihin se perustuu?

Käytämme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenyyden hoitoon
  • Jäsenlehden, tiedotteiden ja tilaustuotteiden lähettämiseen
  • Laskutuksen ja reskontran hoitamiseen
  • Äänioikeuden tarkistamiseen yhdistyksen vaaleissa ja sääntömääräisissä kokouksissa
  • QSL-korttipalvelun toimintaan
  • Internet-palveluidemme ylläpitoon
    • avoin Internet-sivustomme
    • jäsenille tarkoitetut palvelut (esim. jäsensivusto https://members.sral.fi/, ml. Radioamatööri-lehden latauspalvelu)
    • tutkintojärjestelmä (AR-X)
    • tietopalvelut (esim. automaattiasemien hakupalvelu https://automatic.sral.fi/)

Yhdistyslaki velvoittaa yhdistystä pitämään jäsenrekisteriä. Perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot ovat välttämättömiä jäsenrekisterin kannalta. Muiden tietojen osalta tietojen käsittely perustuu omaan suostumukseesi.

Mikäli et ole SRAL:n jäsen, mutta olet esim. Radioamatööri-lehden tilaaja, olet ostanut jäsentuotteitamme tai osallistunut järjestämäämme tapahtumaan, tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Mitä tietoja käsittelemme?

Jos olet SRAL:n jäsen, käsittelemme seuraavia tietojasi:

  • Nimi, syntymäaika ja yhteystiedot, kuten posti- ja sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Radioamatööri- tai kuuntelijakutsu sekä pätevyysluokka
  • Alaikäiseltä jäseneltä vanhemman tai muun huoltajan nimi ja yhteystieto
  • Jäsenyyteen liittyviä tietoja, kuten liittymis- tai eroamispäivämäärä, tiedot jäsenmaksulaskutuksesta sekä tieto samaan perheeseen kuuluvista muista SRAL:n jäsenistä
  • Tieto onko jäsenellä käytössä omakutsusähköpostipalvelu.
  • Vastaanotetut sähköpostit omakutsusähköpostipalvelussa, mikäli sellainen on käytössä.  Omakutsusähköpostipalvelu käsittelee ja edelleenlähettää omakutsusähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit sekä tallettaa sähköpostin metatiedot (kuten lähettäjä ja vastaanottaja) 14 päivän ajalta vikatilanteiden selvitystä varten. Palvelu ei talleta sähköpostien varsinaista sisältöä eikä palvelun ylläpito voi lukea sähköposteja.
  • Tieto, haluaako jäsen tietojaan käytettäväksi esim. suoramarkkinointiin tai merkkipäiväonnittelujen julkaisuun.

Mikäli et ole jäsen, mutta käytät palvelujamme, tallennamme tietojasi seuraavasti

  • Radioamatööri-lehden tilaajien osoite-, laskutus ja maksutiedot
  • Myymiemme tuotteiden osalta tiedot tilaajasta, toimitusosoitteesta ja maksutiedoista

Järjestämissämme tapahtumissa haluamme mm. turvallisuussyistä tietää, ketä paikalla on. Esimerkiksi nuorisotapahtumissa on tärkeää tietää myös osallistujien ikä. Tämän vuoksi tapahtumiimme (leirit, koulutukset jne.) osallistuvien nimi ja yhteystiedot kerätään pääsääntöisesti aina. Tapahtumakohtaisen arvion perusteella voidaan lisäksi kerätä osallistujista esim. syntymäaika tai -vuosi, alaikäisen vanhemman tai muun huoltajan yhteystiedot, ruoka-aineallergiat tai muita turvallisuuteen liittyviä olennaisia tietoja.

Internet-palveluissamme kerätään tilastotietoja sivuston käytöstä (mm. kävijämääriä, eri alasivujen vierailumääriä, linkkien klikkaus jne.). Sivustot käyttävät myös evästeitä. Käytön aikana voidaan tallentaa tilapäisesti esim. käyttäjän IP-osoite. Käyttäjän tunnistusta edellyttävät sivustoihin (esim. jäsensivusto, AR-X -tutkintojärjestelmä, sähköisen lehden lukeminen, tietopalvelujen ylläpitosivusto) tunnistaudutaan henkilökohtaisella tunnisteella. Käyttöoikeus voidaan tunnistaa joko sivustokohtaisesti tai keskitetysti SRAL:n jäsenrekisteriä hyödyntäen.

Emme lähtökohtaisesti käsittele esim. terveystietojasi tai muita arkaluonteisia tietoja. Henkilötunnusta tarvitsemme ainoastaan tilanteissa, joissa henkilön yksiselitteinen tunnistaminen on täysin välttämätöntä. Tällä hetkellä henkilötunnustasi käsitellään ainoastaan AR-X -järjestelmässä radioamatööritutkintoon ilmoittauduttaessa. SRAL järjestää tutkinnot perustuen Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin kanssa tehtyyn sopimukseen, ja tutkintotietojen osalta rekisterinpitäjä on Traficom.

Ketkä käsittelevät tietojasi?

Henkilötietoja saavat käsitellä ne SRAL:n työntekijät tai luottamushenkilöt, joiden tehtäviin ko. tiedon käsittely kuuluu.

  • Jäsentietoja hoitavat SRAL:n toimiston työntekijät. Jäsenmaksuja ja muista laskutus- ja reskontratietoja voi käsitellä SRAL:n käyttämä tilitoimisto.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään toimiston ulkopuolella seuraavasti:

  • QSL-toimisto ja piirimanagerit käyttävät yhteystietojasi QSL-korttien välittämiseen.
  • Pätevyystutkijat käyttävät tietojasi radioamatööritutkinnon järjestämiseksi.
  • Vaalivaliokunta ja vaalitoimitsijat käyttävät äänestyksen järjestämiseksi jäsenrekisteristä tulostettua äänioikeutettujen jäsenten vaaliluetteloa (nimi, kutsu, sähköpostiosoite ja/tai matkapuhelinnumero).
  • SRAL:n tapahtumien yhteydessä jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää ilmoittautumisen yhteydessä jäsenyyden tai äänioikeuden tarkastamiseksi.
  • SRAL:n hallitus käsittelee tietoja jäsenhakemuksista, jäsenmaksuista ja vastaavista tiedoista tehdäkseen jäsenyyteen liittyviä päätöksiä.
  • Internet-palvelujen yhteydessä jäsenrekisterin tietoja käytetään tarkistettaessa palvelujen käyttöoikeus.

Emme käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Mistä tiedot ovat peräisin ja luovutetaanko niitä muualle?

Käsittelemämme tiedot ovat peräisin sinulta itseltäsi. Saamme tietoja muualta ainoastaan radioamatööritutkinnon yhteydessä, jos olet ilmoittanut tutkintolomakkeella, että radioamatööritutkintoasi koskevia tietoja voidaan antaa SRAL:n käyttöön.

Emme lähtökohtaisesti luovuta tietoja SRAL:n ulkopuolelle esim. suoramarkkinointiin. Ulkopuoliset toimijat voivat kuitenkin käsitellä tietoja SRAL:n palvelujen toteuttamiseksi (esim. Radioamatööri-lehden postitus, sähköinen äänestys, Internet-palvelujen käyttöoikeuden tarkistus).

Käsittelemme tietoja vain EU/ETA-alueen sisällä.

Miten huolehdimme tietoturvasta ja kauanko tietoja säilytetään?

Käsittelemme tietojasi vain niin kauan, kuin se on käyttötarkoitus huomioiden tarpeellista tai lainsäädäntö meitä velvoittaa tietoja säilyttämään. Esimerkiksi tapahtumiin liittyvät osallistujatiedot poistamme tapahtuman jälkeen. Yhdistyksen yleisten kokousten sekä hallituksen ja muiden toimielinten pöytäkirjat arkistoidaan pysyvästi SRAL:n arkistoon.

Käsittelemme tietoja luotettavissa käsittely-ympäristöissä. Palvelinjärjestelmät ovat suojatuissa tiloissa, joita valvotaan 24/7. SRAL:n toimistossa on ajanmukaiset hälytinjärjestelmät ja vartiointipalvelut. Käyttöoikeudet on rajattu henkilökohtaisilla tunnisteilla tarveperusteisesti, ja tiedonsiirto on asianmukaisesti suojattu. Pyrimme käsittelemään tiedot mahdollisimman pitkälle sähköisessä muodossa. Kun tietoja tarvitaan paperilla, niitä tulostetaan vain tarvittava määrä ja hävitetään luotettavasti, kun tietoja ei enää tarvita.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus

  • tarkistaa tietosi
  • vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista
  • tulla unohdetuksi ja vaatia tietojasi poistettaviksi
  • vastustaa tietojesi käsittelyä.

Halutessasi käyttää näitä oikeuksiasi, ota yhteyttä SRAL:n toimistoon.

Kuka toimii rekisterinpitäjänä ja keneltä saan lisätietoja?

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Radioamatööriliitto ry (SRAL). Jos haluat kysyä henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä SRAL:n toimistoon Ronja Iso-Heiko, puh. 09 562 5988 tai sähköposti ronja (at) sral.fi. SRAL:n postiosoite on PL 44, 00441 HELSINKI.

Radioamatööritutkintoja koskevien tietojen rekisterinpitäjänä on Traficom.